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ミニミニ城北新聞 第39号

ミニミニ城北新聞

電子契約社会実験10月1日に開始

 各種保険、旅行、クレジットカードの発行や、あらゆるサービス・商品の購入がインターネット上で可能になっていく中で、賃貸仲介業界のIT化は難しいとされてきた。重要事項説明書や契約書、申込書などの紙を使った業務が無くならない事情に加えて、各事業社間での物件情報の共有はFAXを利用した紙文化が根強い背景もあるためだ。しかし、2017年に実証実験を経て解禁された「IT重説」に続いて、国土交通省は今年10月1日、「電子契約の社会実験」を開始した。今後、契約者が来店せずに契約まで完了する時代が到来しようとしている。「電子契約の社会実験」では、これまでは書面交付が義務付けられていた重要事項説明書と賃貸借契約書をPDFなどで電子交付し、電子署名による署名で契約が成立する仕組みに問題がないか社会実験を行うことが目的だ。2017年に実施されたIT重説社会実験では、事前に書面で作成された重要事項説明書を契約予定者に発送し、その後インターネットを経由して重要事項説明を行うというものだった。今回行われる「電子契約の社会実験」ではここから1歩進めて、重要事項説明書に加え、契約書に関してもインターネット上で行おうというものとなる。加えて、重要事項説明書及び契約書はメール添付やサイトからのダウンロードで契約予定者に提供される。今まで紙による書面を用いた対面契約が前提条件となっていた重要事項説明を、紙面を用いず重要事項説明を行うという点がポイントとなる。今回の社会実験では113社が参加登録している。参加する企業が最も期待している点は業務の効率化とコストの削減だという。2017年から実施されているIT重説では前述したように、インターネットを介して重要事項説明を可能としたものの、実際の書面は事前に契約者に届ける必要があった。また、届けた書面には当然契約者の署名捺印が必要であり、その後契約者から仲介業者へと書面を返送しなければならなかった。このため、契約者は店舗へ赴く必要こそないものの、書面のやり取りは必須となっており、仲介業者も書面を発送する費用や、手間などのコストは必須となっていた。こういった意味ではIT重説では契約者が店舗へ来店する必要がないという点では利便性が上がっていたが、仲介業者側のコストメリットは大きくはなかったとも言える。では10月から開始された「電子契約の社会実験」ではどうだろうか。社会実験という段階であるため、重要事項説明書及び契約書は、メール添付やダウンロードによるデータの受け渡しのほか、書面を契約者に届ける必要があるため、現段階では郵送費などの削減は期待できない。今後、実証実験で電子契約での問題がないとされ実用された場合には郵送費が大きく削減されるだろう。また、「書類」が仲介業者へ返ってくるまでにかかる時間も、短縮されることが期待できる。しかし一方で電子契約を用いたコスト削減には課題も多く、大きな障壁があるという見方もある。理想はインターネット上で全て部屋探しが完結することだ。これが実現すれば、借主側の利便性が高まるだけでなく、仲介業者の業務効率を上げることにもつながる。しかし、重要事項説明や契約書以外に付随する手続きもペーパーレス化しなくては一貫した電子化の実現はならない。例えば、個人情報の取り扱い同意書や、火災保険申込書、家賃債務保証会社への申込書、駆け付けサービスや連帯保証人の契約などがこれに当たる。自筆の署名が必要な書類手続きもあるだろう。また、複数のシステムを利用することによるコスト増や手間の増加も悩みの種だ。こうした問題を解決しなければ重要事項説明書と契約書はデータ化したものの、他の書類に関しては郵送する必要が出てくるなど二度手間となってしまう。さらには電子契約サービスのシステムを導入するにもコストがかかる点も企業が電子化に前向きになれない理由だろう。以前のIT重説時には約300社の企業が参加したが、今回の電子契約の社会実験では113社の参加であることからも積極的な企業が減っていることが伺える。実のところ一部の賃貸借契約以外は電子契約が可能となっている。実際に契約締結から管理まで可能なクラウド型電子契約サービスの導入を進めている企業では、年間約2700件分の更新契約の郵送費用(300万円)は半分となる見込みだ。導入前には「今まで通りの紙による書面」を要望される懸念があったというが、実際のところは一部のネット環境を持たない顧客を除いた95%が電子化へ向かっているという。このように電子化のハードルは高いものの、電子契約の導入が完全に軌道に乗った場合の効果は単純なペーパーレス化という点だけに留まらない。例えば、契約書や重要事項説明書と言った書類が全てクラウド上で管理できるという点も見逃せない。過去の契約履歴を追うことが楽になることはもちろん、書類を保管する「書庫」のスペース削減にもつながるだろう。すべての契約を電子化することは難しいが、例えば法人契約や、自社管理物件、更新契約に絞って電子化するだけでも様々な効果が見込める。業界態様の若返りを図るためにも紙文化から電子化への切り替えが期待されている。

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